Przegląd i diagnoza organizacji, czyli jak przeciwdziałać kryzysom w firmie

Przegląd organizacji to sposób na zapanowanie nad bezpieczną przyszłością firmy. Tak jak w samochodzie robimy cykliczny przegląd, aby zawczasu wykryć potencjalne usterki i uniknąć kosztownej diagnozy/naprawy, podobnie powinno się postępować w kontekście każdego biznesu.

2018-10-03 15:15:37

W Polsce mamy do czynienia z rozwojem prawdziwej przedsiębiorczości od niemalże 30 lat. W tym czasie powstało wiele świetnych firm, które mogłyby odnieść globalny sukces. Większość z nich to firmy rodzinne lub zainicjowane przez rodziny. 20-30 lat funkcjonowania to czas, po którym firma może stać się dojrzała. Pewnie przeszła już niejeden kryzys, a czasami nie potrafi sobie poradzić z aktualnymi wyzwaniami, takimi jak sukcesja, rewolucje technologiczne, internetowe czy walka z silną konkurencją. Niektóre z nich zostaną sprzedane globalnym inwestorom lub korporacjom, tak jak ostatnio podpoznański producent autobusów i tramwajów Solaris, czy Fibaro, producent urządzeń do inteligentnych domów.

Często można spotkać się z sytuacją, w której właściciele, osoby, które stworzyły biznes, chcą wejść już na poziom zarządzania strategicznego, jednak pracownicy nie są do tego jeszcze przygotowani. W praktyce realizowany jest nadal model zarządzania operacyjnego przez właścicieli, w którym podejmują oni szereg mniej istotnych decyzji za pracowników. Taki stan rodzi frustrację u obu grup. Właściciele są zmęczeni ciągłym uczestnictwem nawet w najbardziej błahych sprawach, oczekują samodzielności od pracowników. Pracownicy natomiast oczekują możliwości podejmowania decyzji, nadania im sprawczości.

Wiele globalnych firm, takich jak Atari, Kodak, Nokia, Polaroid, nie przetrwało próby czasu, chociaż w swoim czasie święciły tryumfy. Czego im zabrakło? Na pewno refleksji nad swoim działaniem i wyczucia rynku. Jednak częstym powodem spektakularnych upadków firm jest grzech pychy i zaniedbania, to znaczy przekonanie, że wcześniejsze sukcesy legitymizują przyszłe decyzje i wybory. Nic bardziej mylnego. Każda firma co jakiś czas musi być niemalże wymyślona na nowo, ponieważ tak bardzo zmieniają się warunki społeczne i technologiczne, w których funkcjonują.

Świadomy rozwój organizacji

Rozwój organizacji wymaga świadomego i planowego działania. Wbrew pozorom, to nie tylko temat dla młodych firm czy tych borykających się z problemami. To temat ważny także dla firm, które osiągają sukces, ale chcą go także podtrzymać w przyszłości. Kiedy zarządzający przestają myśleć o rozwoju firmy, popadając w pułapkę samozadowolenia, przedsiębiorstwo prędzej czy później będzie w opałach: jak wiemy, pycha kroczy przed upadkiem…

Obserwacja firm, które są lub były w trudnej sytuacji finansowej, wskazuje na kilka podstawowych błędów, które można obserwować w mniejszych i większych biznesach.

 

1. Posiadaj bardzo dużą gamę produktów, z których tylko mała część odpowiednio rotuje.

2. Ogranicz standaryzację procesów do minimum – za każdym razem pracownicy będą musieli głowić się, jak najlepiej wykonać swoją pracę.

3. Rozwijaj firmę bardzo szybko i nie zwracaj uwagi na rentowność inwestycji.

4. Niech obrót będzie ważniejszy od marży, w końcu duży obrót wygląda na papierze ładniej niż mały procent marży.

5. Inwestuj w marketing i nie sprawdzaj jego efektywności – dbaj o swój wizerunek, a nie o efektywność kampanii.

6. Czekaj do samego końca z zamknięciem nierentownych projektów – przecież tyle już w nie zainwestowałeś.

7. Ograniczaj udział pracowników w zarządzaniu, w końcu tylko właściciele i osoby zarządzające wiedzą wszystko najlepiej.

8. Dekoncentruj swoje działania na wiele projektów, spółek i branż – w końcu sukces w jednej dziedzinie determinuje sukces w innych obszarach.

9. Koncentruj się na produkcie tak bardzo, że nie będziesz miał czasu na organizację sprzedaży.

10. Zapomnij o tym, że pracownicy powinni być w centrum uwagi firmy – będziesz miał dużą rotację, absencję i ograniczysz efektywność pracy.

11. Traktuj klientów jako największe utrudnienie w prowadzeniu firmy – wprowadzają wiele zamieszania i trudno ich zadowolić.

12. Nie określaj zakresów obowiązków i odpowiedzialności, w końcu jakoś zawsze się ułoży…

13. Zmieniaj co chwilę strategię firmy, aż w końcu wszyscy zatracą sens pracy.

 

Naturalny proces dojrzewania firm

Kiedy firma wchodzi w kolejne, naturalne fazy rozwoju, musi się zmierzyć z typowymi dla niej problemami. Do najważniejszych z nich, które należy okiełznać w drodze do dojrzałości, są między innymi:

  • przekazywanie władzy z rąk właścicieli do pracowników (empowerment),
  • uporządkowanie struktury organizacyjnej,
  • opanowanie procesów wewnętrznych,
  • wyznaczenie strategii rozwoju,
  • usprawnienie komunikacji wewnętrznej,
  • wprowadzenie mierników do zarządzania (oceny, KPI i cele),
  • budowanie zaangażowania pracowników w cele firmy,
  • wdrożenie systemów IT (ERP, CRM).

Wiele firm boryka się ze swoimi wyzwaniami, nie zdając sobie sprawy, że są one typowe dla każdego przedsiębiorstwa, które się rozwija. Zarządzający uznają też, że mają niezaangażowanych pracowników i że muszą brać ciężar pracy tylko na siebie. Towarzyszy temu kolejne zjawisko: właściciele są tak emocjonalnie związani z firmą i tak bardzo są w nią zapatrzeni, jak rodzice w swoje dzieci. Widzą drzewa, ale nie widzą lasu. To wszystko utrudnia im pójście z biznesem dalej.

Jak radzić sobie z zawirowaniami wewnątrz firm?

Aby przejść bez większych turbulencji przez te etapy destabilizujące życie firmy, przyda się spojrzenie konsultantów z zewnątrz, którzy mają doświadczenie z dziesiątek organizacji i mogą wesprzeć w świadomym zarządzaniu rozwojem organizacji. Żeby było trudniej, części organizacji mogą być na różnych etapach rozwoju, więc tym bardziej potrzebny jest przegląd organizacji i jej wszystkich działów.

Przegląd organizacji jest jak promienie rentgena

Promienie rentgena docierają do wnętrza, ukazując to, co ukryte pod powierzchnią. Firmy lubią pokazywać siebie jako idealne, odnoszące sukces, jednak kiedy przyjrzeć się im z bliska, widać rysy na szkle, które zniekształcają odbity wizerunek. Przegląd organizacji umożliwia zobaczyć firmę w bardziej neutralnym świetle. Kluczem do obiektywnego spojrzenia na organizację jest… brak emocjonalnego zaangażowania właściciela. Przegląd organizacji kończy się właśnie informacją zwrotną o tym, co w firmie działa dobrze, a co wymaga poprawy.

Jak wygląda przegląd organizacji?

Konsultant lub konsultanci spędzają w firmie kilka dni (liczba dni zależna jest od wielkości organizacji), rozmawiając z pracownikami wszystkich szczebli, współuczestnicząc w trakcie wykonywanej pracy czy ankietując pracowników. Na co zwraca się uwagę? Na wiele niuansów, od aspektów miękkich, takich jak: komunikacja, współpraca czy styl zarządzania, po twarde, takie jak: analiza struktury organizacyjnej, procesów, wskaźników czy przyglądanie się strategii firmy. W trakcie przeglądu dąży się do rozpoznania dobrze funkcjonujących części firmy, a także tych, które mogą stać się lub już są wąskim gardłem w rozwoju organizacji.

Po rozmowach okazuje się zazwyczaj, że pracownicy firmy posługują się częściową perspektywą, z której patrzą na swoją pracę. Sam ten fakt doprowadza do nieporozumień, strat i spadku efektywności. W pierwszej kolejności należy zazwyczaj scalić różne punkty widzenia i nazwać to, co się dzieje w organizacji na poziomie przekonań, stereotypów i błędnych założeń.

Raport po przeglądzie organizacji

Po przeglądzie powstaje raport, który jest omawiany przed zarządem, właścicielami, a także pracownikami. Raport jest płaszczyzną do wymiany różnych punktów widzenia z zarządzającymi, a informacje w nim zawarte są inspirujące dla osób piastujących wysokie stanowiska w organizacji. Jest to naturalny odruch wynikający z oczywistego dla badaczy organizacji zjawiska: do zarządzających organizacją docierają tylko przefiltrowane informacje, które, przepływając z dołu organizacji, ogołocone są z ważnych treści, niczym w zabawie w głuchy telefon.

Wraz z raportem zlecający otrzymują wskazówki do zmian, tak poszczególnych działów, jak i całości firmy. Oczywiście, mają swobodę w podjęciu decyzji, w jakim stopniu zgadzają się z diagnozą i co chcą z nią zrobić dalej. Mogą też się nie zgodzić z jej rekomendacjami. Rolą konsultanta jest przedstawienie zobiektywizowanych faktów w kontekście rozpoznanych wzorców.

Co się dzieje po przeglądzie?

Jeśli zarządzający zgadzają się z perspektywą konsultanta, można przejść do działania zgodnie z rekomendowanym planem. Zaczyna się wtedy od najbardziej pilnych działań, które wprowadzą organizację na nowe tory. Interwencje doprowadzają do bardziej zrównoważonego rozwoju firmy, większego zaangażowania pracowników, a finalnie do zwiększenia dochodów.

Jeśli jest taka potrzeba, konsultant może wejść w rolę interim managera, czyli realnie zarządzać zmianami w firmie, pracując z managementem i zarządem nad strategią firmy, a następnie, pracując z managerami średniego szczebla, usprawnia procesy, wdraża systemy ułatwiające pracę czy określa KPI (kluczowe wskaźniki efektywności).

Przegląd organizacji to pierwszy krok do przeciwdziałania problemom firmy, dlatego warto pamiętać o tym narzędziu – nie tylko wtedy, gdy pojawiają się kłopoty.

 

Maciej Sasin

Konsultant rozwoju organizacji, założyciel firmy Akademia Rozwoju Kompetencji. Autor książek „Budowanie zaangażowania pracowników”, „Efektywny system pracy” oraz „Skuteczna sprzedaż”. Pomaga firmom budować zaangażowanie pracowników.

ZNAJDŹ NAS: