Efektywne planowanie delegacji

Spotkanie międzynarodowego zespołu w Nowym Jorku, konferencja w Madrycie czy wyjazd do centrali w Monachium? Podróże biznesowe to codzienność polskich menedżerów, lecz niekiedy także prawdziwe wyzwanie logistyczne.

2018-10-16 13:34:47

Planując wyjazd służbowy – zarówno ten zagraniczny, jak i krajowy – przede wszystkim bierze się pod uwagę czas podróży oraz związane z nią koszty. Wśród najchętniej wybieranych środków transportu są samoloty, które nawet na lokalnych trasach pozwalają zaoszczędzić wiele cennych minut. Godziny wylotów, połączenia bezpośrednie, odległość lotniska od miejsca docelowego, a także usługi dodatkowe na pokładzie samolotów oraz w portach lotniczych to zmienne, które warto wziąć pod uwagę, organizując delegację.

Po pierwsze: wiarygodny przewoźnik

Wybór odpowiedniego przewoźnika to gwarancja niezawodności, punktualności, wysokiego standardu obsługi, a także – co równie ważne – komfortu podróży. Z danych serwisu eSky.pl wynika, że do najchętniej wybieranych przez pasażerów biznesowych linii lotniczych należą: Lufthansa, Polskie Linie Lotnicze LOT oraz AIR FRANCE. Regularni przewoźnicy gwarantują pasażerom więcej świadczeń i możliwości zmiany planów w sytuacji kryzysowej, a jednocześnie są wiarygodnymi partnerami biznesowymi, dbającym o wysoką jakość polityki customer service.

Podróżujący służbowo pracownicy mają możliwość skorzystania także z usług przewoźników premium, którzy oferują najwyższy standard podróży. Wśród linii lotniczych, które zostały wyróżnione pięcioma gwiazdkami w najbardziej prestiżowym rankingu linii lotniczych przeprowadzonym przez Skytraxm, są między innymi Qatar Airways, Singapore Airlines, Cathay Pacific Airways, Asian Airlines, Hainan Airlines, ANA All Nippon Airways, Garuda Indonesia, EVA Air oraz Etihad Airways. Jednak za najwyższą jakość usług trzeba również zapłacić wysoką cenę.

Jeśli jednak podróż pięciogwiazdkowymi liniami lotniczymi nie mieści się w planowanym budżecie delegacji, warto zdecydować się na podróż klasą biznes (tzw. business class), która oferuje nie tylko podwyższony względem klasy ekonomicznej komfort podróży, ale również specjalne udogodnienia dla osób, które podróżują w celach zawodowych.

Po drugie: komfort i usługi dla biznesu nie tylko na pokładzie

Korporacje mają swoje zasady podróżowania i nie zawsze wyrażają zgodę na podróż w klasie biznes, mimo że to właśnie klasa biznes jest najlepszą opcją podróży. Dlaczego? Przede wszystkim ze względu na elastyczność w zmianie terminów lotu, co jest szczególnie ważne w sytuacji, gdy zaplanowane spotkanie zostało przełożone lub odwołane. Ponadto podróżujący klasą biznesową może przewieźć większy bagaż lub dodatkowe sztuki bagażu w zależności od tego, czy lot jest krótko- czy długodystansowy. To także istotne choćby w sytuacji, gdy planowany wyjazd wiąże się z koniecznością zabrania portfolio produktów czy własnego sprzętu.

W ramach biletu klasy biznes linie lotnicze oferują przestronne miejsca lub wręcz odrębne kabiny pasażerskie, regulowane i w pełni rozkładane fotele (lub tzw. flat beds). Przewoźnicy dbają o to, aby podróżujący mogli odpocząć w możliwie najbardziej komfortowych warunkach. Niektóre linie proponują komplet pościeli zapewniający wygodny sen, inne korzystają ze specjalnych zasłonek i przegródek, dzięki którym można oddzielić się od współpasażerów. Coraz częściej fotele w biznes klasie są od siebie bardziej oddalone, co zapewnia więcej miejsca na nogi i wygodną pozycję w czasie podróżowania. Jest to najlepszy wybór w przypadku lotów dłuższych niż pięć godzin.

Dodatkowy atut klasy biznesowej to także dedykowany serwis w wielu językach oraz przydatne usługi – na przykład darmowe i szybkie łącze Wi-Fi na pokładzie samolotu. Można skorzystać z własnego oświetlenia, licznych gniazdek kontaktowych czy słuchawek ułatwiających pracę w skupieniu w czasie podróży. Dodatkowo w klasie biznes serwowane jest zróżnicowane menu, które zadowoli wymagających podróżnych, a oferowane w czasie lotu pakiety rozrywkowe sprawią, że długi lot będzie sprzyjał nie tylko efektywnej pracy, ale równie potrzebnej regeneracji.

Także na lotniskach pasażerowie klasy biznesowej mają wysoce komfortowe warunki. Specjalne loże czy dedykowane strefy zapewniają nie tylko ciszę i kameralne grono podróżujących, ale także oddzielne bary i kawiarnie oraz prysznice pozwalające odświeżyć się po podróży. Na wybranych lotniskach dostępne są również sale konferencyjne z pełnym zapleczem technicznym. Bywa to doskonałym rozwiązaniem dla osób, które w swej podróży muszą w krótkim czasie uwzględnić kilka lokalizacji, a by spotkać się z współpracownikami czy kontrahentami, nie muszą udawać się do siedziby firmy.

Wielu przewoźników oferuje także podróżującym biznes klasą szybsze i wygodne dotarcie na pokład samolotu. Dzięki możliwości wejścia do samolotu w dowolnym momencie nie należy przejmować się długą, często opóźniającą się odprawą, co pozwala zaoszczędzić cenny czas. Na klientów czeka również dodatkowa obsługa, służąca pomocą czy dedykowany bus poruszający się na terenie lotniska.

Po trzecie: profesjonalny partner Business Travel Management

Podróże służbowe wymagają dopasowania połączeń do spotkań, krótkiego czasu przesiadki lub oczekiwania na lotnisku. Często także wiążą się z koniecznością wylotu i powrotu w ciągu jednego dnia. Do tego konieczna jest ciągła dbałość o optymalizację kosztów oraz możliwość zmiany rezerwacji w ostatnim momencie. Dlatego klienci szukają kompleksowych usług – w jednym miejscu chcą zarezerwować lot, hotel, a często również załatwić wizę czy wynająć auto. W takich sytuacjach warto wybierać partnerów, którzy wesprą podróżnych w kompleksowym zarządzeniu podróżą służbową. Na co zwrócić uwagę, wybierając partnera do takiej współpracy?

  • Czy partner oferuje możliwość wyboru wielu dogodnych połączeń samolotowych oraz atrakcyjnych hoteli, apartamentów?
  • Czy mogę skorzystać z dodatkowej oferty usług, takich jak transfery, wynajem aut, ubezpieczenia podróżne?
  • Czy partner może przejąć także kwestie związane z formalnościami wizowymi?
  • Czy mogę się skontaktować z opiekunem odpowiedzialnym za współpracę z moją firmą i za prawidłową realizację umowy i polityki podróżowania w firmie?
  • W jaki sposób prowadzony jest monitoring podróży oraz jaka jest procedura działania w przypadku problemów – czy partner proponuje alternatywne połączenia, informuje o opóźnieniach, ma możliwość zmiany rezerwacji noclegu?
  • Czy mogę otrzymać analizę wydatków, raport dot. wygenerowanych oszczędności?
  • A czy mogę szybko dodzwonić się i zarezerwować całą podróż?

Choć planowanie i zarządzanie wyjazdami służbowymi wymaga koordynacji wielu elementów, warto wziąć pod uwagę powyższe porady, by z maksymalnie wykorzystać czas podróży, zadbać o własny komfort i zminimalizować liczbę zadań związanych z organizacją delegacji.

Mogłoby się wydawać, że nie wszystkie z udogodnień są koniecznością, a podróż służbową można by spędzić w „standardowej” klasie ekonomicznej. Warto jednakże pamiętać o tym, że w przypadku częstych lotów międzynarodowych, trwających od kilku do kilkunastu godzin, komfort podróżowania ma ogromny wpływ na samopoczucie oraz kondycję psychiczną i fizyczną pracownika. Znacznie łatwiej prowadzi się ważne spotkanie z nieznanym zespołem po wygodnym locie pozwalającym na pracę oraz krótki odpoczynek w sprzyjających warunkach. Ważne, aby czuć się wypoczętym, skupionym oraz pewnym siebie – nawet jeśli odwiedza się kolejny kontynent w ciągu kilkunastu dni.

Informacje o Grupie eSky

Grupa eSky jest opartym na zaawansowanej technologii agentem turystycznym działającym online (OTA). Grupa jest liderem w Europie Środkowo-Wschodniej i wiodącym graczem na rynkach Ameryki Południowej. Autorska wyszukiwarka eSky Travel Search umożliwia podróżującym zakup biletów 860 linii lotniczych – zarówno regularnych, tanich oraz czarterowych, rezerwację noclegu w ponad 1,1 mln hoteli i apartamentów na całym świecie, wynajem samochodu, a także zakup ubezpieczenia podróżnego. eSky od kilku lat z sukcesem prowadzi dynamiczną ekspansję międzynarodową. Pierwsze zagraniczne serwisy powstały w Bułgarii i Rumunii, kolejne – pod marką eDestinos na rynkach Ameryki Południowej. Obecnie eSky oferuje usługi na ponad 34 światowych rynkach oraz planuje dalszy rozwój. Grupa eSky stale rozwija własną technologię, umożliwiającą ekspansję na nowe rynki i elastyczność we wprowadzaniu nowych produktów. eSky konsekwentnie inwestuje w rozwiązania mobilne. Aplikacja mobilna została pobrana przez ponad 2,5 mln użytkowników i zdobyła szereg prestiżowych nagród, m.in.: Mobile Trends Awards M-commerce 2017, Dobry Wzór 2017. W 2017 r. Grupa eSky zdobyła nagrody: RE:PL Polski Rebranding 2016 oraz ekomersy 2017 w kategorii ekspansja międzynarodowa.

ZNAJDŹ NAS: