Umowa bez pióra – czy to możliwe?

Aby zawrzeć umowę, najczęściej składa się podpis na papierowym dokumencie, w którym spisano prawa i obowiązki stron. Nie jest to jednak jedyna możliwość skutecznego składania oświadczeń woli. Czasami Twoje e-maile, SMS-y czy nawet rozmowy na komunikatorze z kontrahentem będą dla Ciebie wiążące. Im większa skala działalności, tym atrakcyjniejsze staje się korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

2018-04-17 09:40:32

Zacznijmy od podstaw…

Związanie się umową, jej zmiana w formie aneksu, wezwanie kontrahenta do wykonania jego obowiązków czy rozwiązanie kontraktu to czynności prawne zaliczane do oświadczeń woli. Wola ta może być wyrażona w zasadzie w dowolny sposób, byleby dostatecznie odzwierciedlała jej treść. Przepisy prawa przewidują od tej zasady wyjątki – w określonych przypadkach, aby czynność prawna była ważna i skuteczna, oświadczenie woli musi być złożone w odpowiedni sposób (zwany formą czynności prawnej).

Klasycznymi, „zwykłymi” sposobami składania oświadczeń woli są forma pisemna (w dużym uproszczeniu – tekst opatrzony własnoręcznym podpisem) i forma ustna. Niedawno ten katalog został rozszerzony o formę dokumentową i elektroniczną – o czym trochę później. Obok zwykłych form czynności prawnych są jeszcze formy szczególne (z aktem notarialnym na czele), wymagane np. przy umowie zbycia nieruchomości lub przedsiębiorstwa. One jednak nie są przedmiotem tego artykułu.

 

Kiedy papier jest niezbędny

W przypadku sporu papierowe dokumenty wydają się najpewniejszym dowodem własnych racji – zwłaszcza gdy jego finałem jest proces sądowy. Jednak im większa skala działalności, tym droższe, bardziej uciążliwe i czasochłonne staje się składanie oświadczeń (w tym zawieranie umów) w formie pisemnej. Nie chodzi tylko o koszty wydruku czy późniejszej archiwizacji dokumentów, ale także o wydatki poniesione na samą organizację spotkania w celu złożenia podpisów i przeznaczony na to czas.

Wbrew pozorom, aby zawrzeć umowę w formie pisemnej, obie strony nie muszą jej podpisać równocześnie. Dość często zdarza się, że jedna ze stron podpisuje dwa egzemplarze, które przesyła następnie kontrahentowi; ten z kolei podpisuje umowy i odsyła jedną kopię. Kontrahenci w ogóle nie muszą składać podpisów pod tą samą kopią, a mogą ograniczyć się wyłącznie do wymiany egzemplarzy podpisanych tylko przez siebie. W praktyce nie jest to jednak rozwiązanie często stosowane w biznesie.

Czy papier zawsze jest konieczny? Przepisy przewidują tylko kilka przypadków, w których do skutecznego zawarcia ważnej umowy niezbędne jest spisanie jej na papierze. Są to w szczególności: umowa leasingu i umowa o przejęcie długu. Jeżeli przepisy wymagają formy pisemnej, ale nie zastrzegają rygoru nieważności, wówczas umowa zawarta w inny sposób będzie ważna i skuteczna. Konsekwencją braku zachowania formy pisemnej jest niemożność powołania świadków i przesłuchania stron w sporze sądowym na okoliczność zawarcia umowy, ale to ograniczenie nie dotyczy m.in. przypadków, gdy umowę zawierają między sobą przedsiębiorcy albo gdy umowę zawarł z przedsiębiorcą konsument i to on żąda przeprowadzenia tego dowodu.

Warto odnotować, że znacznie częściej formę pisemną pod rygorem nieważności zastrzegają dla zmian umowy lub innych oświadczeń (np. o jej rozwiązaniu) same jej strony.

Czym jest dokument?

Do niedawna w polskim prawie cywilnym nie było definicji dokumentu, który utożsamiano wyłącznie z oświadczeniem spisanym na papierze i opatrzonym podpisem. Na szczęście dziś przepisy wprost wskazują, że dokumentem jest każdy nośnik informacji, który pozwala zapoznać się z jego treścią. Dokumentem będzie więc m.in. zapis dźwięku, nagranie wideo, e-mail, SMS czy historia konwersacji z komunikatora.

Wraz z definicją dokumentu w polskim prawie pojawiła się nowa forma czynności prawnych – forma dokumentowa. Jest nim oświadczenie woli złożone w dokumencie (w wyżej wskazanym rozumieniu), pozwalające ustalić osobę, która takie oświadczenie składa. Jeżeli zatem otrzymamy e-mail (SMS) z adresu (numeru telefonu) używanego przez Jana Kowalskiego, z którego treści wynika, że związuje się z nami określoną umową – to będzie to dokument potwierdzający zawarcie umowy z Janem Kowalskim. Co więcej, w ten sam sposób można od umowy odstąpić lub ją wypowiedzieć. Dotyczy to tylko umów zawartych w formie pisemnej, elektronicznej i dokumentowej, w których nie zastrzeżono dla odstąpienia lub wypowiedzenia innej formy pod rygorem nieważności.

Forma dokumentowa może być istotna szczególnie z perspektywy ofertowego trybu zawierania umów. W największym uproszczeniu polega on na tym, że jedna strona przedstawia propozycję nawiązania współpracy zawierającą najistotniejsze jej szczegóły (np. cenę, termin realizacji), a do zawarcia umowy dochodzi w momencie, gdy druga strona warunki te przyjmie. Zatem do zawarcia umowy w formie dokumentowej wystarczająca będzie przykładowo sama pozytywna odpowiedź na otrzymaną e-mailem ofertę.

Przedsiębiorca składający ofertę (oferent) jest nią związany – najczęściej do określonego w niej terminu ważności oferty. Oznacza to, że powinien gotowy do zawarcia umowy na zaproponowanych przez siebie warunkach i nie może ich zmieniać (chyba że na lepsze dla drugiej strony). To właśnie przyczyna, dla której dość często możemy spotkać się z zastrzeżeniem drobnym drukiem, że „przedstawiona propozycja nie jest ofertą w myśl kodeksu cywilnego, a jedynie zaproszeniem do składania ofert”.

Jednak aby oferta złożona drogą elektroniczną – np. e-mailem – była dla oferenta wiążąca, przedsiębiorca, który ją otrzymał (oblat), musi niezwłocznie potwierdzić jej otrzymanie. Zatem jeżeli na naszą skrzynkę e-mailową trafi propozycja współpracy, a chcemy dać sobie czas do namysłu – poinformujmy o tym drugą stronę. Zagwarantujemy sobie, że zaproponowane warunki się nie pogorszą.

Dokumentowa pułapka

Z formą dokumentową wiąże się jednak pewna pułapka. Nieuczciwy kontrahent może powołać się na argument, że to nie on wysłał e-maila czy SMS-a ze swojej skrzynki elektronicznej czy telefonu. Wszak ten można zgubić, a do konta e-mail można się włamać. Co wtedy?

W przypadku oświadczeń złożonych w formie pisemnej i formie elektronicznej (o której za chwilę), przepisy prawa procesowego przewidują domniemanie, że pochodzi ono od osoby, której podpis pod nim widnieje. Innymi słowy, gdyby kontrahent w sądzie podnosił, że to nie on podpisał umowę, sam musiałby to udowodnić (w jego gestii byłoby powołanie dowodu z opinii grafologa, który wypowiedziały się odnośnie do autentyczności podpisu).

Takiego domniemania nie ma jednak w przypadku formy dokumentowej. Dlatego jeżeli dostaniemy e-maila od Jana Kowalskiego, a Jan Kowalski zaprzeczy, by to on go wysłał – to my będziemy musieli udowodnić, że Jan Kowalski mija się z prawdą. Może być to trudne.

Dlatego formę dokumentową przy zawieraniu umów stosujmy tylko ze sprawdzonymi kontrahentami, do których mamy zaufanie.

Podpis elektroniczny – ktokolwiek widział, ktokolwiek wie

Zapewne wielu przedsiębiorców słyszało o podpisie elektronicznym, ale niewielu go widziało lub wie, czym on właściwie jest. Nic dziwnego – koszt jego uzyskania to co najmniej 250 zł, a podpis taki trzeba co jakiś czas odpłatnie odnawiać. Jest to jedna z przyczyn, dla których nie jest on jeszcze rozpowszechniony, zwłaszcza w sektorze MŚP.

Pomińmy skomplikowaną terminologię prawniczą i informatyczną oraz spróbujmy opisać kwalifikowany podpis elektroniczny z praktycznego punktu widzenia. Jego posiadacz dysponuje specjalnym urządzeniem (kartą lub kluczem przypominającym pendrive), na którym zapisany jest certyfikat (ważny jeden lub dwa lata), przypisany do określonej osoby fizycznej. Aby podpisać dokument (np. plik DOCX lub PDF) kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wystarczy podłączyć kartę/klucz do komputera, załadować plik do podpisania w dedykowanej aplikacji komputerowej i wprowadzić kod PIN. Jeżeli certyfikat jest ważny, a PIN się zgadza – określony plik zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który jest uznawany na terenie całej Unii Europejskiej.

Podpis elektroniczny może zostać wygenerowany w różnych postaciach. Jedną z nich jest podpis otaczający – generowany jest jeden plik w formacie xades, w którym zakodowany jest zarówno główny dokument, jak i dane o osobie go podpisującej. Specjalna aplikacja umożliwia „wypakowanie” podpisanego pliku z pliku xades i zapoznanie się z jego treścią, a równocześnie sprawdzenie, kto i kiedy ten plik podpisał. Drugą postacią jest podpis zewnętrzny. Generowany jest wówczas odrębny plik xades, który zawiera wyłącznie informację, jaki dokument i przez kogo został podpisany. Przesyła się go razem z podpisywanym plikiem. Odbiorca może sprawdzić, kto i kiedy podpisał dokument i czy od tamtej chwili nie był on modyfikowany. Trzecia postać to tzw. PADES. Podpis taki jest zagnieżdżany w pliku PDF, który wysyła się odbiorcy jak każdy inny plik tego formatu. Oficjalny czytnik plików PDF (Acrobat Reader) wyświetla komunikat o załączonym podpisie elektronicznym.

Forma elektroniczna

Dzięki temu krótkiemu wprowadzeniu możemy opisać elektroniczną formę czynności prawnej: jest to oświadczenie sporządzone w postaci elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Co istotne, zgodnie z przepisami polskiego i unijnego prawa, kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny z podpisem własnoręcznym. Dlatego oświadczenie można złożyć w formie elektronicznej nawet wtedy, gdy przepisy lub umowa przewidują formę pisemną, nawet pod rygorem nieważności.

Zobrazujmy to następującym przykładem:

Spółkę z Polski i Słowenii wiąże umowa handlowa, dla której zastrzeżono prawo polskie. Polską spółkę reprezentuje jednoosobowo prezes zarządu. W umowie zastrzeżono, że umowę można wypowiedzieć za trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia, skutecznym na koniec miesiąca kalendarzowego. Wypowiedzenie musi nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Polska firma 28 marca doszła do wniosku, że nie chce już korzystać z usług Słoweńców, dlatego postanowiła wypowiedzieć umowę.

Aby zrobić to skutecznie, prezes zarządu podpisał oświadczenie o wypowiedzeniu umowy, które jego sekretarka nadała pocztą kurierską do Słowenii, co kosztowało spółkę ok. 120 zł. Przesyłka dotarła do kontrahentów w Słowenii dopiero 2 kwietnia, dlatego umowa obowiązywała do końca lipca.

Prezes mógł jednak 28 marca złożyć kwalifikowany podpis elektroniczny na pliku zawierającym oświadczenie o wypowiedzeniu umowy i wysłać go tego samego dnia e-mailem na adres Słoweńskiej spółki. Oświadczenie byłoby złożone z chwilą jego dostarczenia na skrzynkę Słoweńców, czyli praktycznie w chwilę po wysłaniu e-maila przez prezesa. Umowa uległaby rozwiązaniu już z końcem czerwca, a spółka zaoszczędziłaby na kosztach wysyłki.

Gdyby jednak umowa nie przewidywała dla wypowiedzenia umowy rygoru nieważności, prezes mógłby wysłać też zwykłego e-maila z informacją, że polska spółka wypowiada umowę.

Na razie prawnicy nie mają jednak zgodnego stanowiska co do tego, czy zastrzeżoną formą elektroniczną pod rygorem nieważności można zastępować zwykłą formę pisemną. Ta kwestia zostanie zapewne rozstrzygnięta przez sądy, gdy stanie się przedmiotem konkretnych sporów.

Uwaga na terminologię

Dość często przedsiębiorcy w umowach stosują postanowienie, że bieżące informacje odnośnie do realizacji kontraktu albo szczegółowe parametry określonych zamówień będą przekazywane w formie elektronicznej. Do września 2016 r. takie postanowienie nie byłoby problematyczne – dotychczas przepisy nie znały jeszcze elektronicznej formy czynności prawnej. Teraz jednak w przypadku sporu może powstać wątpliwość, czy strony nie umawiały się przypadkiem na komunikację poprzez przesyłanie sobie plików opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dlatego, dla własnego bezpieczeństwa, jeżeli mamy na myśli zwykłe e-maile, faksy lub SMS-y, określajmy je jako „forma dokumentowa” albo „postać elektroniczna”. Zwracajmy uwagę, czy formę tę zastrzegamy pod rygorem nieważności – tylko wtedy jej zachowanie będzie niezbędne, aby oświadczenie było ważne i skuteczne.

Autor: Kancelaria GFP Legal 

ZNAJDŹ NAS: