Akta osobowe – co powinien wiedzieć polski przedsiębiorca?

Artykuł ten rozwieje wszystkie wątpliwości, jakie mogą pojawić się w momencie kompletowania akt pracowniczych. Co, jak, gdzie i kiedy powinno zostać zarchiwizowane. Jak powinny wyglądać akta, by nie narażać się na kary nakładane przez Inspekcję Pracy.

2018-05-04 13:40:57

Akta osobowe to zbiór dokumentacji, który zobowiązany jest prowadzić pracodawca. Bez względu na branżę czy liczbę zatrudnianych pracowników, wedle rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996, a także art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, praca etatowca musi być odpowiednio udokumentowana w sposób ściśle określony przez obowiązujące przepisy.

Pracodawca jest zobligowany, aby:

a. prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników,

b. przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem” (KP art. 94 pkt 9a).

Wielokrotnie spotkałam się z teczkami pracowniczymi, w których panował nieład i chaos. Niekiedy dokumentacja była niekompletna, innym razem była przeładowana lub znajdowały się w niej informacje całkowicie niezwiązane ze stosunkiem pracy. I choć segregator był nowy i z przegródkami, to nie spełniał on swojej podstawowej roli, którą jest kontrola okresu zatrudnienia. A należy prowadzić tę kontrolę zarówno pod względem wypełnienia obowiązków pracodawcy, jakimi są badania lekarskie, szkolenia BHP, szkolenia stanowiskowe czy rejestr czasu pracy, ale także, jak nie przede wszystkim, należy udokumentować rozwój i kwalifikacje pracownika, a także jego podejścia do pracy.

Zdaję sobie sprawę, że dla wielu z Państwa sprawa wydaje się niezmiernie prosta. Akta powinny być podzielone na trzy części. W pierwszej części powinna znaleźć się dokumentacja z okresu przed rozpoczęciem pracy, w drugiej zebrana podczas trwania stosunku zatrudnienia, a w ostatniej dokumentacja kończąca wspólną historię z pracownikiem. Co to jednak dokładnie oznacza? Często nie wiadomo. Prowadzenie akt często powierza się asystentce albo recepcjonistce, nie do końca tłumacząc, jak powinny one wyglądać. Z braku czasu lub niewiedzy pojawiają się błędy, które mogą nas drogo kosztować. I nie chodzi tu tylko o kary nakładane przez Inspekcję Pracy, ale także odszkodowania pracownicze lub kary z GIODO.

W tym momencie pracodawca zobligowany jest do prowadzenia akt w wersji papierowej. Może równolegle monitorować stosunek pracy elektronicznie, ale dane te, tak jak i ich odpowiednik papierowy, muszą być w odpowiedni sposób kodowane, tak by miały w nie wgląd tylko osoby do tego upoważnione. Informacje o pracowniku są tajne i nie mogą być rozpatrywane na arenie wewnątrzfirmowej bez jego zgody.

To, w jaki sposób chronić dane pracowników, reguluje Kodeks Pracy i ustawa o ochronie danych osobowych. Ponieważ pracodawca zbiera i przetwarza dane osobowe pracownika, zobligowany jest do zastosowania niezbędnych środków technicznych i organizacyjnych do ich zabezpieczenia przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy, oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, a także wykorzystaniem ich przez osoby trzecie. Oznacza to nie mniej, nie więcej, jak to, że dokumenty pracownicze powinny być przechowywane w zamykanych szafkach o wyższej klasie ognioodporności, a klucze dostępu powinny mieć tylko i wyłącznie osoby powołane do pracy z danymi osobowymi.

Naruszenie któregokolwiek z obowiązków dokumentacyjnych pracodawcy jest wykroczeniem – zarówno jeżeli mówimy o złym przechowywaniu akt osobowych, jak i o zaniedbaniach w ich kompletowaniu czy aktualizacji. Wysokość kary plasuje się pomiędzy 1000 a 30 tys. zł. W przypadku pojedynczych uchybień Inspektor Pracy może nałożyć mandat w wysokości 2000 zł. Pracownik ma również prawo żądać od pracodawcy odszkodowania za nieprawidłowe prowadzenie akt, niezwrócenie dokumentacji lub  jej zniszczenie.

Jak już wspominałam, akta osobowe składają się z trzech części, w których dokumenty powinny być ułożone w porządku chronologicznym, ponumerowane i spisane. W momencie, gdy obowiązek ten zostanie zaniedbany, Inspekcja Pracy traktuje to tożsamo z nieprowadzeniem akt w ogóle. Dlatego tak ważne jest dbanie o odpowiedni dobór dokumentacji i jej ułożenie w skoroszycie. Kompletowanie dokumentacji możemy zacząć już na poziomie rekrutacji wstępnej. Od kandydatów możemy wymagać złożenia:

  • kwestionariusza osobowego,
  • świadectw potwierdzających kwalifikacje zawodowe, ukończone szkoły, kursy, szkolenia,
  • świadectw pracy dokumentująych przebieg doświadczenia zawodowego,
  • orzeczenia lekarskiego,
  • wypełnienia testów językowych, psychologicznych mających na celu sprawdzenie, czy kandydat posiada odpowiednie cechy charakterologiczne do wypełniania obowiązków na tym stanowisku pracy.

Nie możemy oczekiwać od kandydata przedstawiania zaświadczenia o niekaralności, jeżeli stanowisko prawnie nie jest obwarowane wymogiem niekaralności. Przykładem tutaj mogą być nauczyciele, którzy wedle przepisów prawnych muszą być osobami nieukaranymi. Jednak nawet przy pracownikach samorządowych takiego wymagania nie ma. Jedyną kontrolą prawdomówności kandydata mogą być prośby o referencje czy  przedstawienie oryginałów dokumentów do wglądu.

W części A powinny znaleźć się wszystkie dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o pracę. Jest to miejsce odpowiednie dla wcześniejszych świadectw pracy, dyplomu ukończenia szkoły czy kursu językowego, a także na wstępne badania lekarskie. Nie powinniśmy jednak grupować kartoteki ze względu na tematykę (szkolenia ze szkoleniami, a świadectwo pracy A ze świadectwem B). Najważniejszym wyznacznikiem ułożenia danego zaświadczenia jest jego data.

Co zrobić, jeżeli pracownik doniósł nam dokument, który zaburza nam numerację? Są dwa rozwiązania tej sytuacji. Pierwsza z nich to praktyka datowania archiwum. Wówczas na druku wpisujemy datę wpływu, a tym samym nie zaburzamy przyjętej numeracji. Druga to modyfikacja numeracji, co powinno być uwzględnione tak samo na dokumencie, jak i w spisie. Oba zabiegi są tak samo akceptowane przez Państwową Inspekcję Pracy.

W części B zbierane są zaświadczenia, pisma, certyfikaty skompletowane przez pracownika w okresie zatrudnienia. Zaczynając od umowy o pracę, która sporządzana jest w dwóch jednakowo brzmiących egzemplarzach, tak by jeden z nich znalazł się w aktach osobowych, a drugi był przekazany pracownikowi. Należy pamiętać, że pracodawca zobligowany jest do przechowywania w teczkach osobowych  okresowych badań lekarskich czy  wstępnych i okresowych szkoleń BHP. Powinny znaleźć się informacje dotyczące zatrudnienia, aneksy do umowy o pracę czy  potwierdzenie pracownika z zapoznaniem się z obowiązującymi regulaminami. Ważnym elementem, choć często pomijanym przez pracodawców, są wszelakie protokoły zdawczo-odbiorcze dotyczące przekazanego mienia. Umowy, zarządzenia dotyczące określenia warunków korzystania np. z telefonów czy samochodów służbowych, programów motywacyjnych czy ubezpieczeń pracowniczych. Zgody pracownika na potrącenie ewentualnych składek czy innych potrąceń wynikających z przystąpieniem pracownika do obowiązujących programów motywacyjnych, zgody na udostępnianie jego wizerunku np. poprzez robienie zdjęć na imprezach firmowych i udostępnianie ich w gazetce firmowej, pisemne zaświadczenie o zapoznaniu się nie tylko z regulaminem pracy, ale także wszelakimi rozporządzeniami, które obowiązują w firmie.

Ponieważ w części B umieszczamy całą dokumentację dotyczącą zatrudnienia pracownika, niezwykle często pojawiają się w niej notatki służbowe dotyczące wszelakich uchybień pracowniczych czy niewywiązywania się z ustalonych obowiązków.

Czy notatki służbowe powinny jednak znaleźć się w aktach osobowych pracownika? Tutaj zdania są podzielone na tyle, że należy odnieść się do wyroków sądowych. Wedle wyroku z 4 czerwca 2002 r. (sygn. akt: I PKN 249/01) notatki służbowe określają relację pracownik – pracodawca i rzutują na ocenę całego stosunku pracy. Nie mogą tym samym być uznane za bezprawne naruszenie dobra osobistego danej osoby. Ważnym jednak aspektem jest kwestia informacyjna. Pracownik ma prawo wiedzieć, co znajduje się w jego aktach osobowych, mało tego: powinien mieć możliwość wglądu w swoje akta. Nie może jednak żądać, by dokument określający stan faktyczny jego zatrudnienia był z tych akt wyeliminowany.

Analiza przypadku:

Właściciel sklepu spożywczego zatrudnia cztery osoby. Raz na pół roku przyznaje swoim pracownikom premię uznaniową. Jedna z pracownic regularnie przychodzi do pracy od kilku do kilkunastu minut później niż jest to określone w ustalonym grafiku. Przełożony kilkukrotnie upominał podwładną. W pewnym momencie zdecydował się na tworzenie notatek służbowych wraz z wpinaniem ich do akt. Wcześniej jednak każdorazowo informował pracownicę o treści notatki.

Stały się one podstawą do nieuzyskania premii przez pracownicę w danym okresie rozliczeniowym. Pracodawca miał bowiem udokumentowany stosunek pracownika do powierzonych mu zadań.

Nierzadko można znaleźć w aktach osobowych dokumenty, które nie powinny się tam znaleźć. Przykładem mogą być tutaj informacje dotyczące życia prywatnego pracownika, np. wydruki z gazet czy  dane pozyskane przez agencję rekrutującą. Tego typu informacje nie powinny znaleźć się w prowadzonej dokumentacji, a gdy już się tam znalazła, powinna jak najszybciej być z tych akt wykreślona.

Kolejnym przykładem są tutaj dokumenty przeterminowane, na które można natrafić w aktach osobowych. Często zapominamy o dezaktualizacji dokumentów. Do najczęściej „zapominanych” należą kary i grzywny.

Kiedy pracodawca może ukarać pracownika naganą ze wpisem do akt? W momencie nieprzestrzegania przepisów Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, narażając zdrowie i życie swoje i osób w najbliższym otoczeniu lub przepisów PPOŻ. A także w sytuacjach, kiedy pracownik nie respektuje przepisów Regulaminu Pracy. Do tego typu sytuacji zaliczamy: nieusprawiedliwioną nieobecność, odmówienie wykonania polecenia służbowego czy  wyjawianie danych służbowych.

Zgodnie z art. 108 Kodeksu Pracy pracodawca ma prawo nakładać te kary, które zostały uwzględnione w ustawie, tzn. karę upomnienia i karę nagany z obwarowaniem finansowym. Warto pamiętać o art. 109 i 113 KP, dokładnie określających terminy nadania i likwidowania kar z akt osobowych.

Kara może być nałożona tylko po złożeniu wyjaśnień przez pracownika i uwzględnieniu ich. Termin jej zastosowania nie może przekraczać dwóch tygodni od chwili dotarcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i trzech miesięcy od popełnienia danego naruszenia.

Po upływie roku kara z wpisem do akt osobowych bezwzględnie musi zostać z nich usunięta, bez względu na to, czy pracownik otrzymał kolejne nagany, czy  nie. Nie oznacza to jednak, że nagana musi widnieć w aktach aż przez rok. Osoba zarządzająca może usunąć naganę z akt wcześniej, mając na uwadze zmianę podejścia i zachowania pracownika. Jeżeli szkodę popełniło kilka osób, powinien zostać określony ich udział w szkodzie. Na tej podstawie pracownicy powinni zostać ukarani.

Najważniejszą kwestią poruszaną w momencie zastosowania kary ze wpisaniem do akt, jest konsekwencja i równouprawnienie wszystkich pracowników. Pracodawcy nie wolno za to samo zdarzenie inaczej karać pracowników. Zasady nadawania kar powinny być tak jasne, jak polityka nagradzania. Kierownik musi uczciwie określić reguły gry, tak by nikt nie mógł mu zarzucić stronniczości. Pracodawca jest zobligowany do poinformowania pracownika o nałożonej karze, tak samo jak i o terminie, w którym może on odwołać się od podjętej przez niego decyzji wpisania jej do akt. Zarówno odpis zawiadomienia, jak i wszelaka dokumentacja dotycząca apelacji. Cały czas należy pamiętać o wprowadzonej numeracji.

W części B powinny także znaleźć się dokumenty określające zamiar lub brak zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich. Mowa tutaj zarówno o prawach pracownika pełniącego opiekę nad dzieckiem do lat 4, uregulowanymi przepisami Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm. i Dz.U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 ze zm. Przede wszystkim pracownika-rodzica dziecka do lat czterech nie można bez jego zgody zobowiązać do pracy powyżej 8 godzin, tym samym stosować systemu skróconego tygodnia pracy czy systemu pracy w tygodniu, systemu przerywanego czasu pracy czy delegowania go poza stałe miejsce pracy. Pracownik ma też prawo do wykorzystania urlopu wychowawczego. Kolejnym zaś uprawnieniem są prawa pracownika opiekującym się dzieckiem do lat 14, które są powszechnie nazywane „dwoma dniami opieki nad dzieckiem”. Przepisy milczą jednak na temat, co jaki okres należy aktualizować takie deklaracje. Niemniej jednak odzwierciedlenie tej chęci powinno być widoczne w aktach osobowych.

Kończąc współpracę z daną osobą, przechodzimy do części C akt osobowych. Rozdziału, który stwarza najwięcej problemu pracodawcy. Bo czy w części C rzeczywiście ma znaleźć się jedynie świadectwo pracy wydane przez chlebodawcę? Rozwiązanie stosunku pracy rozpoczyna się w momencie złożenia przez pracownika lub pracodawcę wypowiedzenia lub rozwiązania obowiązującej umowy wraz z ewentualnymi ustaleniami pomiędzy stronami. Dopiero później dołączamy kopię świadectwa pracy, które zostaje przekazane pracobiorcy, ewentualnie potwierdzenie czynności egzekucyjnych, orzeczenie lekarskie wydane po rozwiązaniu stosunku pracy, jak również zakaz konkurencji, jeżeli tego typu dokument zostaje podpisany.

W tej części umieszczamy również wszystkie kopie dokumentów wydawanych pracownikowi, do których należą zaświadczenia i informacje z okresu zatrudnienia, ZUS ZWUA (czyli potwierdzenie wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych), a także korespondencja z byłym pracownikiem dotycząca ewentualnych sporów czy rozliczeń pieniężnych.

Najważniejszą kwestią jest okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej. W tym momencie wynosi to 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy. Dokumentację płacową przechowujemy 50 lat od dnia jej wygenerowania z systemu.

Rok 2019 prawdopodobnie wniesie duże zmiany w prowadzeniu akt osobowych. Jednym z nich będzie możliwość prowadzenia dokumentacji jedynie w wersji elektronicznej. Decyzję o formie prowadzenia akt podejmie pracodawca. Będzie to duże ułatwienie dla firm, które już w tym momencie dwutorowo prowadzą teczki osobowe. Jedynym wymogiem będzie odpowiednie kodowanie materiałów, a także opatrzenie ich autoryzowanym podpisem elektronicznym.

Kolejną zmianą będzie długość okresu archiwizacji kartoteki. Będzie on skrócony do 10 lat. Tym samym firma zaoszczędzi nie tylko miejsce, ale także zmniejszy koszty przechowywania teczek w przeznaczonych do tego archiwach. To, patrząc na arenę europejską, jest racjonalną decyzją rządu. Jednak aby skorzystać ze skróconej opcji archiwizacyjnej, pracodawca będzie zobowiązany składać comiesięczne raporty do ZUS, które będą miały za zadanie poprawne naliczenie okresu składkowego i ustalenie prawa do wypłacenia wszystkich świadczeń. Przepisy te nie obejmą jednak pracowników, którzy rozpoczęli swoją karierę zawodową przed 1 stycznia 1999 r. oraz osób wykonujących pracę górniczą i prace równorzędne.

Wydłużony ma być termin wystąpienia z wnioskiem o zmiany, sprostowanie świadectwa pracy do pracodawcy czy sądu pracy z 7 do 14 dni. Wzrosła też kara za niewydanie tego dokumentu z 1 do 30 tys. złotych. Ma to na celu walkę o prawa pracownicze także po ustaniu stosunku pracy.

Kolejną zmianą będzie podzielenie akt osobowych na cztery, a nie trzy części. W nowym rozdziale mają znaleźć się dokumenty dotyczące rejestru czasu pracy. Zdania ekspertów są jednak podzielone i w dużej mierze wypowiadane są z ogromną obawą. Mowa tu przede wszystkim o comiesięcznym rejestrze pracy bez względu na to, czy będzie to wykaz elektroniczny, czy papierowa lista obecności.

Są to ustawy jeszcze w fazie projektu. Warto jednak przyjrzeć się dokumentacji pracowniczej, ewentualnie poprawiając jej wygląd, i uzupełnić braki. Dzięki temu łatwiej będzie w przyszłości wprowadzić w nich aktualizację, by spełnić przyjęte normy.

ZNAJDŹ NAS: