Dołącz do czytelników
Brak wyników

Human resources , Otwarty dostęp

12 października 2018

NR 1 (Luty 2018)

Akta osobowe – kompendium wiedzy polskiego przedsiębiorcy

0 166

Artykuł ten rozwieje wszystkie wątpliwości, jakie mogą pojawić się w momencie kompletowania akt pracowniczych. Co, jak, gdzie i kiedy powinno zostać zarchiwizowane. Jak powinny wyglądać akta, by nie narażać się na kary nakładane przez Inspekcję Pracy. 

Akta osobowe to zbiór dokumentacji, który zobowiązany jest prowadzić pracodawca. Bez względu na branżę czy liczbę zatrudnianych pracowników, wedle rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996, a także art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, praca etatowca musi być odpowiednio udokumentowana w sposób ściśle określony przez obowiązujące przepisy. Pracodawca jest zobligowany, aby:

„a. Prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników;

b. Przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem” (KP art. 94 pkt 9a).

Wielokrotnie spotkałam się z teczkami pracowniczymi, w których panował nieład i chaos. Niekiedy dokumentacja była niekompletna, innym razem była przeładowana lub znajdowały się w niej informacje całkowicie niezwiązane ze stosunkiem pracy. I choć segregator był nowy i z przegródkami, to nie spełniał on swojej podstawowej funkcji, którą jest kontrola okresu zatrudnienia. A należy prowadzić tę kontrolę zarówno pod względem wypełnienia obowiązków pracodawcy, jakimi są badania lekarskie, szkolenia BHP, szkolenia stanowiskowe czy rejestr czasu pracy, ale także, jak nie przede wszystkim, należy udokumentować rozwój i kwalifikacje pracownika, a także jego podejścia do pracy.

Zdaję sobie sprawę, że dla wielu z Państwa sprawa wydaje się niezmiernie prosta. Akta powinny być podzielone na trzy części. W pierwszej części powinna znaleźć się dokumentacja z okresu przed rozpoczęciem pracy, w drugiej zebrana podczas trwania stosunku zatrudnienia, a w ostatniej dokumentacja kończąca wspólną historię z pracownikiem. Co to jednak dokładnie oznacza? Często nie wiadomo. Prowadzenie akt często powierza się asystentce albo recepcjonistce, nie do końca tłumacząc, jak powinny one wyglądać. Z braku czasu lub niewiedzy pojawiają się błędy, które mogą nas drogo kosztować. I nie chodzi tu tylko o kary nakładane przez Inspekcję Pracy, ale także odszkodowania pracownicze lub kary z GIODO.

W tym momencie pracodawca zobligowany jest do prowadzenia akt w wersji papierowej. Może równolegle monitorować stosunek pracy elektronicznie, ale dane te, tak jak i ich odpowiednik papierowy, muszą być w odpowiedni sposób kodowane, tak by miały w nie wgląd tylko osoby do tego upoważnione. Informacje o pracowniku są tajne i nie mogą być rozpatrywane na arenie wewnątrzfirmowej bez jego zgody.

To, w jaki sposób chronić dane pracowników, reguluje Kodeks Pracy i ustawa o ochronie danych osobowych. Ponieważ pracodawca zbiera i przetwarza dane osobowe pracownika, zobligowany jest do zastosowania niezbędnych środków technicznych i organizacyjnych do ich zabezpieczenia przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, a także wykorzystaniem ich przez osoby trzecie. Oznacza to nie mniej, nie więcej, jak to, że dokumenty pracownicze powinny być przechowywane w zamykanych szafkach o wyższej klasie ognioodporności, a klucze dostępu powinny mieć tylko i wyłącznie osoby powołane do pracy z danymi osobowymi.

Naruszenie któregokolwiek z obowiązków dokumentacyjnych pracodawcy jest wykroczeniem – zarówno jeżeli mówimy o złym przechowywaniu akt osobowych, jak i o zaniedbaniach w ich kompletowaniu czy aktualizacji. Wysokość kary plasuje się pomiędzy 1000 a 30 000 zł.  W przypadku pojedynczych uchybień Inspektor Pracy może nałożyć mandat w wysokości 2000 zł. Pracownik ma również prawo żądać od pracodawcy odszkodowania za nieprawidłowe prowadzenie akt, niezwrócenie dokumentacji lub  jej zniszczenie. 

Jak już wspominałam, akta osobowe składają się z trzech części, w których dokumenty powinny być ułożone w porządku chronologicznym, ponumerowane i spisane. W momencie, gdy obowiązek ten zostanie zaniedbany, Inspekcja Pracy traktuje to tożsamo z nieprowadzeniem akt w ogóle. Dlatego tak ważne jest dbanie o odpowiedni dobór dokumentacji i jej ułożenie w skoroszycie. Kompletowanie dokumentacji możemy zacząć już na poziomie rekrutacji wstępnej. Od kandydatów możemy wymagać złożenia:
  

  • kwestionariusza osobowego,
  • świadectw potwierdzających kwalifikacje zawodowe, 
  • ukończone szkoły, kursy, szkolenia,
  • świadectw pracy dokumentująych przebieg doświadczenia zawodowego,
  • orzeczenia lekarskiego,
  • wypełnienia testów językowych, psychologicznych mających na celu sprawdzenie, czy kandydat posiada odpowiednie cechy charakterologiczne do wypełniania obowiązków na tym stanowisku pracy.

Nie możemy oczekiwać od kandydata przedstawiania zaświadczenia o niekaralności, jeżeli stanowisko prawnie nie jest obwarowane wymogiem niekaralności. Przykładem tutaj mogą być nauczyciele, którzy wedle przepisów prawnych muszą być osobami nieukaranymi. Jednak nawet przy pracownikach samorządowych takiego wymagania nie ma. Jedyną kontrolą prawdomówności kandydata mogą być prośby o referencje czy  przedstawienie oryginałów dokumentów do wglądu.

W części A powinny znaleźć się wszystkie dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o pracę. Jest to miejsce odpowiednie dla wcześniejszych świadectw pracy, dyplomu ukończenia szkoły czy kursu językowego, a także na wstępne...

Artykuł jest dostępny dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałów.
Załóż konto Zaloguj się

Przypisy