Dołącz do czytelników
Brak wyników

Nowoczesny HR

8 maja 2019

NR 6 (Kwiecień 2019)

Jak negocjować efektywny termin płatności?

0 115

Termin płatności to jeden z istotniejszych tematów w działalności handlowej każdej firmy. Rzutuje bowiem na jej kapitał obrotowy, a tym samym na płynność finansową przed- siębiorstwa. Uzgadniając zasady współpracy, warto zatem nie tylko negocjować sam termin, ale również szczegółowe zasady regulowania płatności przez strony kontraktu.

W zależności od tego, czy jesteśmy po stronie kupującego czy sprzedającego – istotne będą dla nas terminy, w których powinniśmy zrealizować płatność na rzecz naszego kontrahenta za zakupiony towar lub usługi, bądź też data wpływu należności na nasze konto. Zdecydowana większość przedsiębiorców występuje w obu rolach: zarówno kupującego, jak i sprzedającego. Firmy handlowe muszą najpierw kupić towar, aby go sprzedać, a produkcyjne kupują komponenty, aby je przetworzyć, a następnie spieniężyć. Prowadząc biznes zazwyczaj „kupujemy” też czas naszych pracowników, którym za wykonaną pracę musimy zapłacić w uzgodnionym terminie. Dlatego też – negocjując umowy z partnerami biznesowymi – warto mieć na uwadze, aby w możliwie efektywny sposób zabezpieczyć spływ należności. Pozwoli nam to z kolei na terminowe regulowanie zobowiązań wobec naszych pracowników czy kontrahentów.

DSO – wskaźnik obrotu należności firmy

Jednym z kluczowych parametrów, który każdy przedsiębiorca powinien śledzić, jest DSO (Days Sales Outstanding), czyli wskaźnik cyklu rotacji należności firmy, którą zarządza. Informuje on o sposobie finansowania sprzedaży na tzw. kredyt kupiecki, a dokładniej o tym, jak szybko firma zamienia należności na środki dostępne na rachunku bankowym. 

Omówmy to na przykładzie:

Jeśli produkujemy wyroby cukiernicze, zazwyczaj kupujemy do magazynu hurtowe ilości surowców takich jak mąka czy cukier. Przyjmijmy, że dostawcom tych produktów musimy zapłacić w ciągu 14 dni. Jeśli nasze wyroby sprzedajemy w dużych ilościach we własnych cukierniach, a nasi klienci płacą gotówką, mamy szansę dość szybko odzyskać środki finansowe zainwestowane w surowce. Sprawa się komplikuje, gdy dostarczamy nasze wyroby przykładowo do sieci handlowych, które nie płacą od razu, lecz np. po 60 dniach od daty dostawy. Wtedy nasze DSO niekorzystnie się wydłuża, a my musimy znaleźć środki finansowe na zakup surowców do bieżącej produkcji i dalszą sprzedaż w okresie udzielonego kredytu kupieckiego.

Pracując zwłaszcza z dużymi podmiotami gospodarczymi jako dostawcy produktów lub usług, nierzadko zmuszani jesteśmy do akceptowania co najmniej kilkudziesięciodniowych terminów płatności, które zwłaszcza w przypadku mniejszych firm mogą mieć istotny wpływ na prowadzoną działalność, a nawet wypłacalność, szczególnie jeśli nie są regulowane przez kontrahentów w terminie.
 

Warto zapamiętać: Wskaźnik DSO, a więc cyklu rotacji należności, obliczamy jako iloraz średniego stanu należności w badanym okresie do średniej wysokości przychodów, pomnożony przez liczbę dni w badanym okresie.


Diabeł tkwi w szczegółach

W proponowaniu bardzo długich terminów płatności swoim dostawcom lub usługodawcom prym wiodą duże korporacje, wykorzystując do tego swój potencjał biznesowy, pozycję na rynku, prestiż lub inne atrybuty atrakcyjne dla potencjalnych partnerów handlowych. W tej dziedzinie przodują przede wszystkim sieci handlowe oraz firmy z branży budowlanej, które od swoich dostawców wymagają nie tylko długich kredytów kupieckich, ale też narzucają swoje ogólne warunki współpracy.

Bywa, że podpisując kontrakt z dużym graczem, dostawca decyduje się na współpracę na niższym dla niego zysku procentowym na rzecz masy marży. Jednak nie zawsze bierze on pod uwagę czynniki, które mogą istotnie rzutować na realizowany przez niego profit, a nawet na wypłacalność jego firmy, co może mieć miejsce, gdy kontrahent ureguluje fakturę później niż założyliśmy i powołuje się na wspólne ustalenia. Kiedy taka sytuacja może mieć miejsce?

Z moich doświadczeń zawodowych wynika, że w momencie negocjacji kontraktu strony zazwyczaj ustalają ramowe warunki współpracy, takie jak wysokość rabatu, terminy dostaw czy termin płatności w dniach. Będąc dostawcą, po tym etapie jesteśmy zazwyczaj zmęczeni i szczęśliwi, że dobiliśmy targu z nowym klientem i zostało tylko podsumowanie ustaleń w formie pisemnej.

Jednak już na etapie rozmów handlowych warto zwrócić uwagę na to, jak obie strony definiują poszczególne pojęcia – takie jak chociażby termin zapłaty. My możemy przyjmować, iż uzgodniony termin płatności biegnie od dnia dostarczenia towaru lub potwierdzenia wykonania usługi i wystawienia za nią faktury. Kontrahent natomiast może uważać, że termin płatności zaczyna bieg z dniem dostarczenia mu prawidłowo wystawionego dokumentu. Zasady w tym zakresie warto ustalić pomiędzy stronami już na etapie negocjacji kredytu kupieckiego, gdyż ustaliwszy termin płatności o długości np. 30 dni, może się okazać w rzeczywistości, że będzie on wynosił o kilka dni więcej, jeśli fakturę wysyłamy tradycyjną pocztą lub faktura została wystawiona błędnie, a termin płatności rozpocznie bieg dopiero z dniem nadesłania poprawionego dokumentu. W takich sytuacjach nasze DSO może się wydłużyć –
a jeśli kwoty są znaczące dla naszego biznesu, możemy mieć dodatkowo problem z uregulowaniem innych zobowiązań w zaplanowanych terminach.

Szczegółowe warunki współpracy – kiedy o nie poprosić?

Przed przystąpieniem do omówienia warunków handlowych warto poprosić naszego kontrahenta, zwłaszcza jeśli jest on dużym graczem na rynku, o przesłanie ogólnych warunków współpracy, o ile nawiązanie jej wymaga ich zaakceptowania. Duże firmy zazwyczaj mają swoje umowy i chcą bazować na standardowych zapisach, opracowanych przez swoich prawników. Warto o tym pamiętać, tym bardziej że wzory tych umów przesyłane są często dopiero po negocjacjach i ustaleniu bazowych warunków, celem sfinalizowania ustaleń na piśmie. Rzadko się bowiem zdarza, aby dostawca o nie prosił przed ich rozpoczęciem.

Tymczasem w szczegółowych warunkach mogą znaleźć się zapisy, że kontrahent będzie zlecał przelew np. w pierwszy roboczy wtorek po upływie wskazanego na fakturze terminu płatności, lub też np. tylko w drugi i czwarty wtorek roboczy miesiąca, a my podpisując umowę wyrażamy na to zgodę. 

Duże korporacje zazwyczaj argumentują tego typu działania organizacją pracy działu księgowości, co oczywiście może być zgodne z prawdą, jednak jest to też świadomy sposób na wydłużanie terminów płatności.

Tego typu zapisy mogą wydłużyć nasze DSO nawet o kilkanaście dni. Warto więc mieć tego świadomość już na etapie rozpoczęcia rozmów. W sytuacji, jeśli nie możemy pozwolić sobie na dłuższy termin płatności niż...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "MŚP Biznes"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy