Dołącz do czytelników
Brak wyników

Prawo i podatki

4 lipca 2019

NR 7 (Czerwiec 2019)

Monitoring w firmie a RODO

0 99

RODO to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), którego celem jest ujednolicenie przepisów związanych z ochroną danych osobowych na terenie całej Unii Europejskiej. 

Zasady, które wprowadza rozporządzenie, mają na celu wzmocnienie ochrony danych osobowych i zwiększenie przejrzystości sposobu, w jaki są gromadzone i przechowywane. Co ważne, w myśl RODO dane o lokalizacji są danymi osobowymi. Dlatego właśnie, wprowadzając monitoring GPS do swojej firmy, warto zadbać o to, aby zrobić to zgodnie z obowiązującymi obecnie procedurami. 

Nowelizacja przepisów

Ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych znowelizowano przepisy sektorowe dotyczące monitoringu stosowanego przez pracodawców. Weszły w życie w dniu 25 maja 2018 roku, tj. w dniu rozpoczęcia stosowania RODO. Ustawodawca nie przewidział w tym przypadku przepisów przejściowych na dostosowanie się do nowych regulacji. Przepis dotyczący ochrony życia prywatnego i rodzinnego, mieszkania i korespondencji znajduje odzwierciedlenie już w akcie najwyższej rangi, tj. w art. 47 Konstytucji RP (prawo do prywatności). Regulacje prawne odnoszące się do innych form monitoringu zostały wprowadzone do Kodeksu pracy poprzez dodanie art. 22 (3) w brzmieniu: „1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). 2. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika”.

Powyższe przepisy stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu, jeżeli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych powyżej. 

Obowiązki pracodawcy

Wprowadzenie i stosowanie monitoringu w firmie podlega specjalnym regułom. Na pracodawcy spoczywają liczne obowiązki, zarówno o charakterze informacyjnym, jak i o charakterze technicznym. Pierwszym krokiem powinno być ustalenie celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu. Pracodawca powinien wskazać te kwestie w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Przed planowanym uruchomieniem monitoringu należy poinformować o tym wszystkich pracowników, w sposób przyjęty w firmie, ale nie później niż 2 tygodnie przed jego włączeniem. Można to zrobić na tablicy ogłoszeń, w drodze indywidualnej pisemnej informacji dla każdego pracownika lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Nie należy zapominać o nowych pracownikach, którzy powinni zostać pisemnie poinformowani przed dopuszczeniem do pracy. Kolejny krok, to oznaczenie monitorowanych pomieszczeń, w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. Dodatkowo, pracodawca musi przekazać pracownikowi klauzulę informacyjną w związku z przetwarzaniem na nagraniach jego wizerunku.

Przykład

  1. Administratorem danych osobowych jest Auto Brum Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, przy ul. Zielonej 15, 31-416 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Krakowie, VIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS: 000012541 (dalej jako Spółka). 
  2. Celem monitoringu jest ochrona mienia i zapewnienie bezpieczeństwa w ww. Spółce.
  3. Monitoringiem objęty jest teren całej Spółki.
  4. Klauzula informacyjna dla monitoringu znajduje się w recepcji salonu, w siedzibie Spółki.

 

Należy pamiętać, że monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni, pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Nagrania z monitoringu mogą być używane wyłącznie do celów, do jakich został zainstalowany monitoring. Takie nagrania nie mogą być przechowywane dłużej niż przez 3 miesiące od dnia ich zarejestrowania. Po upływie tego okresu powinny zostać zniszczone, chyba że pracodawca poweźmie wiadomość, że nagrania te mogą stano...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "MŚP Biznes"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy