Brak wyników

Nowoczesne technologie

26 listopada 2019

NR 9 (Październik 2019)

Optymalizacja procesów zarządzania informacją w firmie

83

Zarządzanie przedsiębiorstwem jest procesem niezwykle złożonym. Składa się na nie ogromna liczba zależnych od siebie elementów, które ostatecznie przekładają się na sukces firmy. Bardzo ważne jest określenie wizji i celów, jakie mają zostać przez przedsiębiorstwo zrealizowane. Z punktu widzenia biznesowej efektywności niezwykle istotne jest także odpowiednie zarządzanie zadaniami oraz utrzymanie kontroli nad wszelkimi informacjami, jakie przetwarzane są w firmie.

Przedsiębiorstwa coraz częściej zlecają zarządzanie informacją zewnętrznym ekspertom. Dysponują oni bowiem zaawansowanym know-how oraz odpowiednimi narzędziami informatycznymi. Jak zatem w pracy przedsiębiorstwa może pomóc wdrożenie zaawansowanych platform ECM1? Jakich efektów możesz się spodziewać po ich implementacji?  

Wymagania otoczenia

Ciągły rozwój szeroko rozumianego biznesu stale zmusza rynek do poszukiwania udoskonaleń. Mogą to być zaawansowane rozwiązania w działach IT czy head hunting najlepszych specjalistów na rynku. Poza oczywistą potrzebą realizacji biznesowych celów możemy wyróżnić trzy obszary, które powodują konieczność poszukiwania innowacji, szczególnie w aspekcie zarządzania informacją. Są to:

  • Działania legislacyjne (np. nowa ustawa, rozporządzenie – np. zmiany w prawie związane z RODO).
  • Pojawienie się nowej technologii, która niekiedy rewolucjonizuje spojrzenie na dany problem (np. rozwój sztucznej inteligencji).
  • Wymagania rynku (konkurencja wykorzystująca określone rozwiązanie zaczęła nas zdecydowanie wyprzedzać pod względem np. pozycji na rynku).

Jak zatem firma może przygotować się na wprowadzenie zmian, aby ten proces był maksymalnie szybki i skuteczny?

Zidentyfikuj problem

Każdą strategiczną decyzję w przedsiębiorstwie powinieneś podjąć, opierając się na odpowiedniej analizie własnych zasobów i potrzeb. Określ także przestrzenie, które wymagają zoptymalizowania. Jednym z głównych problemów, z którymi muszą się mierzyć przedsiębiorstwa, są wszelkie działania związane z zarządzaniem dokumentacją. Wymogi prawne jasno określają sposoby przechowywania czy dostęp do konkretnych dokumentów, zawierających np. dane osobowe pracowników. Wiele problemów przysparza także zarządzanie fakturami czy kontraktami. Brak pełnej kontroli i terminowości w płatnościach przekłada się bezpośrednio na straty firmy. Dzięki identyfikacji tych obszarów będziesz mógł przygotować listę potrzeb, które później przedstawisz firmom zajmującym się zarządzaniem informacją. Bardzo ważne z punktu widzenia wdrażania rozwiązań służących optymalizacji przepływu informacji jest przygotowanie opisów procesów związanych z dokumentacją. Mogą one dotyczyć m.in. zarządzenia fakturami, kontraktami czy dokumentami pracowniczymi. Następnie te dokumenty powinny zostać zdigitalizowane, aby później zasiliły platformę ECM. 

Cyfryzacja firmowych „papierów” niesie wiele korzyści. Poza zwiększeniem komfortu pracy na danych czy zwolnieniem niekiedy dużej części powierzchni biurowych (każdy metr kwadratowy biura kosztuje) digitalizacja dokumentów z oczywistych względów ma także wymiar proekologiczny. Mając odpowiednią wiedzę w zakresie procedur przepływu informacji w przedsiębiorstwie, firmy specjalizujące się w zarządzaniu danymi są w stanie zaproponować holistyczne rozwiązanie problemów, których istnienia mógłbyś nie być świadomy. Może być to implementacja zaawansowanych platform do zarządzania informacjami, przeprowadzenie audytu dokumentacji, jej digitalizacja czy archiwizacja. Eksperci wskazują także na konieczność określenia celów biznesowych, jakie mają zostać osiągnięte po wprowadzeniu określonej palety rozwiązań. Ważne jest bowiem, abyś zrozumiał zmiany, jakie zajdą w organizacji, zarówno w ujęciu całościowym, jak i w kontekście pracowników.    

Proces wstępnej konsultacji z zewnętrznymi ekspertami można zatem porównać do wizyty u lekarza – przedstawiasz mu swoje „dolegliwości”, on natomiast definiuje „chorobę” i wystawia odpowiednią receptę.

Wzrost wydajności procesów biznesowych

Jednym z rozwiązań, jakie firmy zajmujące się zarządzaniem informacją proponują swoim klientom, jest korzystanie z udogodnień oferowanych przez platformy ECM. Najczęściej są to systemy z segmentu BPM2, których działanie opiera się na efektywnym organizowaniu informacji i dokumentów, dzięki czemu łatwo je znajdziesz i będziesz mógł odpowiednio nimi zarządzać. Najnowocześniejsze platformy wspierają dowolne procesy biznesowe, a ich połączenie z pozostałymi usługami firm, którym zlecisz zajęcie się dokumentacją, sprawi, że jako klient otrzymasz kompleksowe, nowoczesne i maksymalnie spersonalizowane narzędzia. Jak zatem działają takie oprogramowania? W dużym uproszczeniu oprogramowania tworzą zespół skorelowanych metadanych, które organizowane są na podstawie ich zawartości. Ze względu na ogromną liczbę możliwości ich wykorzystania, np. w zarządzaniu dokumentami HR-owymi, kontraktami, fakturami, umowami czy nawet wnioskami urlopowymi i delegacjami, realnie wpływają na biznesowy wynik całego przedsiębiorstwa.

Według badań przeprowadzonych przez M-Files (dostawcy jednej z najnowocześniejszych platform ECM) z jej usług najczęściej korzystają przedsiębiorstwa z segmentu produkcji (18%), usług korporacyjnych (11%),...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "MŚP Biznes"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy