Dołącz do czytelników
Brak wyników

Zarządzanie sprzedażą

12 października 2018

NR 1 (Luty 2018)

Skuteczna kontrola powinna być wsparciem – jak wykorzystać nowoczesne systemy IT

0 21

Słowo „kontrola” nie działa na handlowców najlepiej. Dlatego, aby zwiększyć ich efektywność, a co za tym idzie – osiągnąć sprzedaż i marżę, warto pamiętać, że kontrola będzie skuteczna tylko wtedy, gdy nowe technologie i narzędzia, których używają handlowcy, będą dla nich przede wszystkim wsparciem w codziennej pracy. 

Do niedawna praca w działach handlowych związana była z dużą papierologią. Oznaczało to nie tylko wykonywanie tej samej pracy dwa razy (przyjmowanie zamówień na papierowych formularzach, a potem wprowadzanie ich do systemu), drukowanie setek kartek po każdej, nawet drobnej, zmianie w ofercie czy cenniku, ale również utrudniało to kontrolę pracowników. – Kontrola często ograniczała się do weryfikacji liczby zarejestrowanych zamówień bez możliwości sprawdzenia dodatkowych aspektów, chociażby miejsca, gdzie aktualnie znajduje się pracownik, jaki jest jego plan pracy na dany dzień czy tydzień – mówi Joanna Bałut, product manager systemów Comarch ERP.

W ostatnich latach zintegrowane systemy IT wspomagające sprzedaż wywołały w tym zakresie rewolucję. Dotychczasowe „kontrole papierów” zostały zamienione na różne formy kontroli elektronicznej i to zarówno sterowanej przez kontrolera (kierownika, właściciela), jak i automatycznej, czyli odpowiednio skonfigurowanych systemów informatycznych. Firmy dostrzegają, że kontrola oparta na raportach w arkuszach kalkulacyjnych nie daje oczekiwanych rezultatów. – Handlowcy traktują uzupełnianie tabelek jako zło konieczne, wpisując w nie tylko te informacje, które muszą i które postawią ich w możliwie dobrym świetle. Jednocześnie dostępne w arkuszach kalkulacyjnych dane ilościowe nie dają odpowiedzi na pytania związane z jakością pracy. Bardzo trudno jest na ich podstawie wprowadzać realne usprawniania – twierdzi Marcin Stańczak, COO w Livespace. – Dziś narzędzia pracy nowoczesnego handlowca to nie tylko telefon, komputer i samochód, ale też – a może wręcz przede wszystkim – oprogramowanie, które pozwala działać systematycznie, nie gubić tematów, zwiększać produktywność, a w końcu automatyzować powtarzalne czynności – dodaje.

Najważniejsze trendy

Zdaniem Roberta Wodzińskiego, konsultanta enova365 CRM, w zakresie kontroli pracowników działów handlowych szczególnie wyraźne są obecnie trzy trendy: pierwszym jest sprawozdawczość wyników sprzedażowych na podstawie systemów Business Intelligence. Dzięki dostarczanym na bieżąco wskaźnikom pracownik otrzymuje aktualne wyniki swojej pracy. Natomiast dyrektorzy handlowi mają możliwość efektywnie sterować polityką cenową. Takie podejście do planu sprzedażowego w kontekście handlowca, klienta czy grupy produktowej daje możliwość zwiększenia sprzedaży, a co za tym idzie – zysków. 

Drugi trend to gromadzenie danych o klientach za pomocą modułów CRM. Handlowiec podczas każdej wizyty zbiera informacje o potencjale zakupowym klienta, jego nawykach zakupowych, preferencjach towarowych. 

Trzeci trend to mobilność. Coraz częściej laptop zastępowany jest przez smartfon czy tablet, w związku z tym producenci systemów informatycznych oferują dedykowane aplikacje. Handlowiec musi znajdować się tam, gdzie jest popyt na jego produkty i w tym też miejscu musi mieć dostęp do danych klienta, kartotek towarowych i aktualnego cennika. Urządzenia mobilne umożliwiają kontrolę czasu wizyty handlowca u klienta, jego lokalizacji, wytyczanie tras.

Przede wszystkim mobilność 

Według danych CBOS już 57% Polaków w 2017 r. korzystało ze smartfonów, a jak dodaje IDC – w samym 2017 r. w Polsce sprzedało się około 8,5 mln tych urządzeń. Według innych danych za styczeń 2017 r., opublikowanych w raporcie Digital in 2017: Global Overview, na świecie jest aż 4,92 miliarda unikalnych użytkowników mobilnych – co stanowi 66% procent populacji – i aż 8,05 miliarda aktywnych kart SIM – co oznacza, że na jednego użytkownika przypada 1,64 numeru. Nie jest zatem zaskoczeniem, że obecnie niemal każde oprogramowanie dla firm oferuje użytkownikom swoją odsłonę w aplikacji na telefony komórkowe. 

W opinii Macieja Jaroszyńskiego, dyrektora konsultingu SUPREMIS SAP Gold Partner, dla działów handlowych z sektora MŚP to ogromna zmiana, która pozwala na efektywną kontrolę. – Menedżerowie dzięki nowym aplikacjom mają możliwość analizy wyników zespołu, jego działań, dokonywania autoryzacji dokumentów nawet wtedy, gdy członkowie kadry są poza biurem czy w podróży służbowej. To pozwala zarządzającym szybciej reagować na potencjalne kryzysy, nowe możliwości sprzedaży czy inne sytuacje wymagające dynamicznych decyzji – podkreśla Maciej Jaroszyński.

Mobilność to rosnący trend, na który zarządzający działami handlowymi powinni zwrócić zatem szczególną uwagę. Mobilność przekłada się nie tylko na oszczędność czasu, obniżenie kosztów, usprawnienie realizowanych działań, ale również na pełną kontrolę. – Mobilność stała się czymś powszechnym zarówno w pracy, jak i w domu. Pokolenie Y, które dziś dominuje na rynku pracy, mocno rozwinęło trend mobilności i wyraźnie zaznaczyło swoje oczekiwania i przyzwyczajenia. Pokolenie Z będzie go tylko rozwijać – mówi Joanna Bałut z Comarch ERP. – Przedsiębiorca, aby istnieć na rynku, musi iść z duchem czasu, tylko takie podejście pozwoli być mu konkurencyjnym – dodaje.

Podobnego zdania jest Konrad Spryńca, product manager enova365. Jego zdaniem firmy, które nie stawiają na nowoczesne aplikacje, prędzej czy później staną się niekonkurencyjne. Efektywna sprzedaż i dobre relacje z klientem bezpośrednio wpływają na dobrą kondycję firmy. Ich osiągnięcie jest możliwe dzięki skutecznej kontroli pracowników i optymalizacji procesów sprzedażowych, w których wykorzystywane są odpowiednie aplikacje. 

Kontrola równa się wsparcie

Dostępne na rynku rozwiązania dają wiele możliwości kontroli i usprawnienia działalności firmy. – Możliwe jest m.in. śledzenie działań handlowych oraz ich efektów, obserwowanie wyników konkretnych linii produktowych czy grup klientów, weryfikacja poprawności realizacji najważniejszych procedur. Menedżerowie mogą mieć dostęp do zarejestrowanych zamówień, ofert, stanu magazynowego, analiz pracy poszczególnych handlowców, wypracowanych przez nich wyników – twierdzi Maciej Jaroszyński, dyrektor konsultingu, SUPREMIS SAP Gold Partner. – Dużo łatwiejsze niż kiedykolwiek jest też wyliczanie premii pracowników handlu – wszystkie te dane są zbierane w jednym systemie – dodaje.

Zakres kontroli powinien jednak zależeć przede wszystkim od specyfiki branży. Michał Gutowski, szef działu wsparcia i rozwoju sieci partnerskiej Asseco WAPRO ERP w Asseco Business Solutions, wymienia kilka charakterystycznych i powtarzalnych obszarów kontroli, na któr...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "MŚP Biznes"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy