Dołącz do czytelników
Brak wyników

Prawo i podatki

12 października 2018

NR 1 (Luty 2018)

Umowa bez pióra

0 22

Aby zawrzeć umowę, najczęściej składa się podpis na papierowym dokumencie, w którym spisano prawa i obowiązki stron. Nie jest to jednak jedyna możliwość skutecznego składania oświadczeń woli. Czasami Twoje e-maile, SMS-y czy nawet rozmowy na komunikatorze z kontrahentem będą dla Ciebie wiążące. Im większa skala działalności, tym atrakcyjniejsze staje się korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Zacznijmy od podstaw…

Związanie się umową, jej zmiana w formie aneksu, wezwanie kontrahenta do wykonania jego obowiązków czy rozwiązanie kontraktu to czynności prawne zaliczane do oświadczeń woli. Wola ta może być wyrażona w zasadzie w dowolny sposób, byleby dostatecznie odzwierciedlała jej treść. Przepisy prawa przewidują od tej zasady wyjątki – w określonych przypadkach, aby czynność prawna była ważna i skuteczna, oświadczenie woli musi być złożone w odpowiedni sposób (zwany formą czynności prawnej).

Klasycznymi, „zwykłymi” sposobami składania oświadczeń woli są forma pisemna (w dużym uproszczeniu – tekst opatrzony własnoręcznym podpisem) i forma ustna. Niedawno ten katalog został rozszerzony o formę dokumentową i elektroniczną – o czym trochę później. Obok zwykłych form czynności prawnych są jeszcze formy szczególne (z aktem notarialnym na czele), wymagane np. przy umowie zbycia nieruchomości lub przedsiębiorstwa. One jednak nie są przedmiotem tego artykułu.

Kiedy papier jest niezbędny

W przypadku sporu papierowe dokumenty wydają się najpewniejszym dowodem własnych racji – zwłaszcza gdy jego finałem jest proces sądowy. Jednak im większa skala działalności, tym droższe, bardziej uciążliwe i czasochłonne staje się składanie oświadczeń (w tym zawieranie umów) w formie pisemnej. Nie chodzi tylko o koszty wydruku czy późniejszej archiwizacji dokumentów, ale także o wydatki poniesione na samą organizację spotkania w celu złożenia podpisów i przeznaczony na to czas.

Wbrew pozorom, aby zawrzeć umowę w formie pisemnej, obie strony nie muszą jej podpisać równocześnie. Dość często zdarza się, że jedna ze stron podpisuje dwa egzemplarze, które przesyła następnie kontrahentowi; ten z kolei podpisuje umowy i odsyła jedną kopię. Kontrahenci w ogóle nie muszą składać podpisów pod tą samą kopią, a mogą ograniczyć się wyłącznie do wymiany egzemplarzy podpisanych tylko przez siebie. W praktyce nie jest to jednak rozwiązanie często stosowane w biznesie.

Czy papier zawsze jest konieczny? Przepisy przewidują tylko kilka przypadków, w których do skutecznego zawarcia ważnej umowy niezbędne jest spisanie jej na papierze. Są to w szczególności: umowa leasingu i umowa o przejęcie długu. Jeżeli przepisy wymagają formy pisemnej, ale nie zastrzegają rygoru nieważności, wówczas umowa zawarta w inny sposób będzie ważna i skuteczna. Konsekwencją braku zachowania formy pisemnej jest niemożność powołania świadków i przesłuchania stron w sporze sądowym na okoliczność zawarcia umowy, ale to ograniczenie nie dotyczy m.in. przypadków, gdy umowę zawierają między sobą przedsiębiorcy albo gdy umowę zawarł z przedsiębiorcą konsument i to on żąda przeprowadzenia tego dowodu.

Warto odnotować, że znacznie częściej formę pisemną pod rygorem nieważności zastrzegają dla zmian umowy lub innych oświadczeń (np. o jej rozwiązaniu) same jej strony.

Czym jest dokument?

Do niedawna w polskim prawie cywilnym nie było definicji dokumentu, który utożsamiano wyłącznie z oświadczeniem spisanym na papierze i opatrzonym podpisem. Na szczęście dziś przepisy wprost wskazują, że dokumentem jest każdy nośnik informacji, który pozwala zapoznać się z jego treścią. Dokumentem będzie więc m.in. zapis dźwięku, nagranie wideo, e-mail, SMS czy historia konwersacji z komunikatora.

Wraz z definicją dokumentu w polskim prawie pojawiła się nowa forma czynności prawnych – forma dokumentowa. Jest nim oświadczenie woli złożone w dokumencie (w wyżej wskazanym rozumieniu), pozwalające ustalić osobę, która takie oświadczenie składa. Jeżeli zatem otrzymamy e-mail (SMS) z adresu (numeru telefonu) używanego przez Jana Kowalskiego, z którego treści wynika, że związuje się z nami określoną umową – to będzie to dokument potwierdzający zawarcie umowy z Janem Kowalskim. Co więcej, w ten sam sposób można od umowy odstąpić lub ją wypowiedzieć. 

Jednak aby oferta złożona drogą elektroniczną – np. e-mailem – była dla oferenta wiążąca, przedsiębiorca, który ją o...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "MŚP Biznes"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy