Dołącz do czytelników
Brak wyników

Otwarty dostęp , Nowoczesny HR

2 lipca 2019

NR 7 (Czerwiec 2019)

ZWINNOLOGIA – Innowacyjne podejście do zarządzania zmianą

0 53

Nieefektywne zarządzanie zmianą w polskich firmach wciąż ma się dobrze i może już czas skończyć z nieefektywnymi metodami zarządzania projektem zmiany. Ważną rolę ma do odegrania w tej kwestii – sponsor projektu.

Dlaczego w firmach sięga się po nieefektywne metody zarządzania projektem zmiany? Odpowiedź na to pytanie można znaleźć, przyglądając się historiom budowy średniowiecznych katedr. Te historie wiele nam powiedzą o zarządzaniu projektem i pułapkach czyhających na sponsora projektu.


W wiekach średnich budowa katedry trwała kilkadziesiąt, a czasem nawet ponad sto lat. Katedra Notre-Dame w Paryżu była budowana przez ponad 180 lat, katedra w Chartres 57 lat.

Królewską katedrę na Wawelu, budowlę zachowaną do dziś prawie bez zmian, wznoszono etapami od roku 1320 do 1346 (prezbiterium z obejściem) oraz od 1346 do 1364 (korpus nawowy) za rządów biskupów: Nankiera, Jana Grota i Bodzanty. Przy budowie zatrudniano kolejno kilka warsztatów budowlanych.

Od wieków kierownictwo chce w każdym projekcie dwóch rzeczy: kontroli i przewidywalności

Jeff Sutherland, współtwórca Scruma, w swojej książce Scrum, czyli jak zrobić dwa razy więcej dwa razy szybciej tak opisuje sytuację, jaka mogła się wydarzyć podczas spotkania sponsora projektu budowy katedry w Chartres z jej przyszłymi budowniczymi:

„Mogę się założyć, że na początku projektu kamieniarze (w rzeczywistości architekt i jego zespół) spojrzeli na biskupa i powiedzieli: „Najwyżej 20 lat. Prawdopodobnie będzie gotowa w 15”. Powiedzieli to, co biskup chciał usłyszeć… i dostali kontrakt. A projekt trwał 57 lat…”

 

Od wieków sponsor projektu, czy to biskup (i pracownicy jego kancelarii), czy prezes firmy (i dział zakupów, dział prawny itp.) chcą wiedzieć:

  • Jak długo będzie trwał projekt?
  • Ile będzie kosztował projekt?

Trudno się więc dziwić, że prezes firmy dostaje takie odpowiedzi, jakich oczekuje. A rzeczywisty projekt? Jak to projekt. Często kosztuje więcej, trwa dłużej…

Dlaczego więc prezes firmy rozpoczynający zmiany oczekuje dokładnych informacji o budżecie i harmonogramie już na etapie planowania zmian?

Pokusa metody kaskadowej

Klasyczna metoda zarządzania zmianą jest oparta na metodzie kaskadowej (Waterfall) prowadzenia projektu:

  • Wymyśl koncepcję zmiany.
  • Zaplanuj zmianę – przygotuj mapę drogową.
  • Wdrażaj zmianę w organizacji.
  • Przetestuj – przyjrzyj się efektom wdrożenia.

Na etapie planowania zmiany sponsor projektu lub komitet sterujący otrzymuje starannie przygotowany plan wdrożenia zaopatrzony w niezbędne tabele, rysunki i wykres Gantta. W planie tym zawarte są odpowiedzi na podstawowe pytania związane z projektem – czas trwania zmiany i budżet wdrożenia. Przedstawiony w formie eleganckiej prezentacji plan daje stronie zatwierdzającej poczucie kontroli i przewidywalności. Kłopot polega na tym, że ten elegancki plan rozpada się często w zetknięciu z rzeczywistością.

Jak pokazują wyniki Ogólnopolskiego Badania Zarządzania Zmianą 2018, 30% projektów zmian zakończyło się z opóźnieniem, 38% zmian przekroczyło budżet (w 9% przypadków budżet wielokrotnie), a tylko 30% wdrażanych zmian w pełni osiągnęło zakładane cele.

Z drugiej strony, kiedy na spotkaniu ze sponsorem projektu menedżer zmiany albo konsultant zewnętrzny mówi: „Rzeczywiste koszty całego projektu i czas jego realizacji są na tym etapie trudne do oszacowania”, to może usłyszeć, że nie zna się na robocie. W końcu inny menedżer projektu lub konkurencyjna firma dostarczy dokładny plan...

Artykuł jest dostępny dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałów.
Załóż konto Zaloguj się

Przypisy